Sau khi hoàn tất các bước thiết kế sửa chữa, cải tạo, xây mới,… quán cafe của bạn. Thì việc tiếp theo bạn nên làm là việc chuẩn bị “thủ tục pháp lý kinh doanh” trước khi quán cafe, trà sữa của bạn đi vào hoạt động.
Trong nhiều năm trở lại đây, các cửa hàng cafe xuất hiện rất nhiều, từ những quán lớn, được đầu tư thiết kế, bài trí một cách chuyên nghiệp và bài bản cho tới những quán cafe “cóc” bình dân. Tùy quy mô và “gu” của mỗi quán sẽ phù hợp với những đối tượng khách đến khác nhau.
Sau khi lên kế hoạch, viết mô hình kinh doanh… để mở một quán cafe, bạn đi tìm mặt bằng để thuê (hoặc bạn tận dụng mặt bằng nhà), mọi thứ đều tốt đẹp cả.
Bạn tiến hành lên thiết kế quán để sửa chữa, cải tạo, xây mới… theo thiết kế, bạn từng ngày trông ngóng quán cafe ra đời.
Bạn cũng đã lên chi tiết hàng hóa, máy móc thiết bị, bàn ghế… chuẩn bị đầu tư vào quán, bạn đã đi tìm các nhà cung cấp như cafe nguyên liệu, nước ngọt… Bạn bắt đầu bài toán nhân sự.
Tuy nhiên, theo quy định của Pháp luật Việt Nam, mọi công dân, tổ chức muốn kinh doanh đều phải làm thủ tục xin phép với cơ quan nhà nước.
Giai đoạn này, có một thứ vô cùng quan trọng bắt buộc bạn phải làm nhưng vẫn có người kinh doanh “quên mất tiêu” để khi hoạt động rồi lãnh hậu quả là “biên bản phạt vi phạm hành chính” thì mới té ngửa. Đó là việc chuẩn bị “thủ tục pháp lý trước khi quán cafe đi vào hoạt động”.
Vậy thủ tục pháp lý để mở kinh doanh quán cafe cần gì? Liệt kê dưới đây là các thủ tục pháp lý bạn cần hoàn thiện nhé:
1. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép kinh doanh quán cafe:
Thông thường các quán cafe nhỏ chọn làm theo hình thức hộ kinh doanh cá thể, để làm thủ tục hãy liên hệ với UBND quận/huyện tại bộ phận Một Cửa để được hướng dẫn chi tiết, còn với hình thức công ty thì liên hệ với Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố.
Với giấy phép kinh doanh này bạn có thể tự liên hệ để hoàn tất thủ tục hoặc bạn thuê công ty dịch vụ chuyên làm giấy phép đăng ký kinh doanh uy tín để tư vấn và làm cho bạn. Cái này bạn hỏi thăm hoặc Google sẽ có thông tin.
2. Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm:
Thông thường bạn liên hệ với Chi cục vệ sinh an toàn thực phẩm để được hướng dẫn chi tiết. Hoặc để nhanh hơn, bạn nên thuê dịch vụ tư vấn và làm thủ tục này. Thông thường tại nơi cấp giấy chứng nhận sẽ có những người làm dịch vụ ở đó.
Bạn nên đọc để hiểu và vận hành đúng theo quy định của pháp luật về vệ sinh an toàn thực phẩm, có sách nói rất rõ vấn đề này.
3. Giấy khám sức khỏe cho nhân sự đang làm việc tại quán:
Về nguyên tắc là tất cả nhân sự làm việc tại quán cần có giấy khám sức khỏe còn hiệu lực trong vòng 12 tháng.
Lưu ý: Khi đi khám sức khỏe cần yêu cầu rõ ràng là giấy khám sức khỏe cho quán cafe để chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm nhé, vì giấy khám sức khỏe này khác so với những loại khám sức khỏe cho xin việc làm.
4. Giấy phép phòng cháy chữa cháy:
Đây là giấy phép cơ bản và bắt buộc mà quán cà phê cần phải có giấy phép phòng cháy chữa cháy chứng nhận rằng quán cà phê đã đáp ứng các yêu cầu về an toàn phòng cháy chữa cháy và có hệ thống phòng cháy chữa cháy đầy đủ, hoạt động hiệu quả.
Giấy phép phòng cháy chữa cháy phải được cấp bởi cơ quan phòng cháy chữa cháy địa phương.
Người có nhu cầu sẽ tiến hành nộp hồ sơ xin cấp xin cấp Giấy phép phòng cháy chữa cháy tại Cục Cảnh sát phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ.
Việc nộp hồ sơ do cá nhân, tổ chức (chủ quan cafe, quán ăn) trực tiếp thực hiện. Ngoài ra, trong trường hợp ủy quyền cho một cá nhân, đơn vị khác thực hiện thì phải cung cấp văn bản ủy quyền kèm theo.
5. Hợp đồng lao động
Hợp đồng thuê nhân viên quán cafe cần nêu cụ thể những thông tin quan trọng như vai trò và nhiệm vụ của nhân viên, thời gian làm việc, tiền lương, phúc lợi và bất kỳ chính sách hoặc quy định liên quan nào.
Nó nhằm thiết lập một hiểu biết rõ ràng về kỳ vọng và tạo khung cho việc giải quyết các vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh trong quá trình làm việc.
Do đó, hợp đồng này đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ lợi ích của cả quán cafe và nhân viên. Nó đảm bảo nhân viên nhận được sự đối xử công bằng, đền bù thích hợp và môi trường làm việc an toàn.
Ngoài ra, nó giúp chủ quán cafe duy trì sự nhất quán trong hoạt động kinh doanh và duy trì một bầu không khí làm việc tích cực.
Thông qua việc thỏa thuận lao động và ký kết hợp đồng, chủ quán cafe và nhân viên có thể xây dựng một mối quan hệ chuyên nghiệp dựa trên sự minh bạch và trách nhiệm.
6. Giấy phép sử dụng tạm thời vỉa hè ngoài mục đích giao thông
Theo quy định của Nhà nước, lòng đường, vỉa hè chỉ được sử dụng cho mục đích giao thông. Không được phép sử dụng vỉa hè để phục vụ cho mục đích họp chợ, kinh doanh buôn bán hàng hóa dưới bất kỳ hình thức nào.
Tuy nhiên, ở một số thành phố lớn như Thành phố HCM hiện tại đã cho cấp phép dùng vỉa hè ở một số tuyến đường vào mục đích kinh doanh. Bạn cần liên hệ với UBND Quận hoặc Huyện để tìm hiểu về quyết định mới và các thủ tục cần thiết.
7. Hóa đơn, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm của hàng hóa
Thêm nữa, khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu để phục vụ kinh doanh quán cafe bạn cần yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn, cung cấp chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm của hàng hóa (bản photo) … để lưu trữ để khi đoàn kiểm tra yêu cầu có mà cung cấp đầy đủ.
Các cơ quan quản lý thường thăm quán cafe của bạn:
– Chi cục vệ sinh an toàn thực phẩm.
– Công an phường /xã.
– Đội kiểm tra liên ngành (gồm nhiều ngành phối hợp).
– Ngoài ra, đội trật tự đô thị thường xuyên kiểm tra âm thầm việc lấn chiếm vỉa hè phục vụ kinh doanh của bạn.
Trên đây là những loại giấy tờ cơ bản cần phải có để quán cafe hoạt động theo đúng quy định pháp luật, hạn chế việc bị phạt vì không chuẩn bị.
Với mỗi địa phương, mỗi mô hình kinh doanh còn có các thủ tục pháp lý khác nữa, bạn cần tìm hiểu và thực hiện cho đúng quy định của pháp luật.
P/s: Trong thực tiễn kinh doanh thì ngoài việc hiển nhiên là “sống và làm theo đúng ph.áp lu.ật” thì còn phải “sống biết điều” với những ai có quyền kiểm tra quán của bạn nữa nhé, điều này vô cùng quan trọng trong cuộc sống mà sách vở giáo khoa không có dạy đâu.
Rồi cũng có người nói rằng quán nhỏ xíu thì cần gì làm giấy phép kinh doanh, cứ tập trung bán thôi. Uhm, thì cũng đúng, bạn có thể cứ bán hàng, cứ thu tiền lãi và vào một ngày thời tiết thật đẹp.
Khi đó bạn cũng có vẻ khấm khá tiền bạc rồi, sẽ là lúc bạn nhận được mấy tờ biên bản phạt vì “sống không biết điều”. Uhm mà điều đó cũng xứng đáng mà.
Tổng hợp và biên soạn